서울시가 8일 ‘맑은 아파트 만들기’ 사업을 적극적으로 추진하기 위해 지자체 최초로 아파트단지를 대상으로 전자결재 문서 행정서비스를 시범 추진한다고 밝혔다.
이번 시범 서비스는 기존의 아파트 관리사무소에서 행해지고 있는 수기문서 방식에서 탈피하여, 모든 문서에 대해 생산부터 보관까지 문서의 모든 단계를 전자문서화하는 것으로 대부분의 아파트 단지에서는 관리에 필요한 문서를 수기로 결재한 후 종이 문서의 형태로 창고에 보관하고 있고, 관리사무소 직원의 잦은 이직으로 인해 서류 등 자료의 인수인계가 원활하지 않은 편이기에 전임자의 업무를 숙지하기 위해서는 많은 시행착오를 겪고 있다.
또한, 종이 문서 방식으로 보관하기 때문에 필요한 문서를 찾을 때 많은 시간이 소요되거나 문서를 분실하는 경우도 발생하고, 이로 인해 주민의 정보공개 요구 시 해당 정보를 적절히 제공하지 못해 주민 사이에 갈등과 분쟁의 원인이 되기도 하는 것으로 나타났다.
그동안 관리사무소나, 입주자대표회의, 관련 기관에서도 종이 문서로 인한 불편함을 인지하고 있지만, 전자문서 관리시스템을 구축에는 큰 비용과 노력이 들어가는 점 때문에 선뜻 나서지 못해 왔다.
서울시는 클라우드 기반으로 제공하는 전자결재 문서 행정서비스를 이용할 예정으로 아파트단지에서 해당 시스템을 자체적으로 구축하게 되면 하드웨어 및 소프트웨어를 도입해야 하고, 별도의 시스템 운영인력도 필요로 한다. 이에 서울시는 이번 시범 운영을 효율적이고 안정적으로 추진하기 위해 클라우드 기반 전자결재 문서 행정서비스를 이용하고자 한다고 한다.
또한, 아파트단지에서 부담스러워 하는 문서공개 부분은 향후 정보공개 중장기 계획에 따라 추진할 계획이라고 한다. 서울시는 시범 운영 성과 분석을 토대로 내년 공동주택의 투명한 관리기반 조성 방안을 위해 연구용역을 진행할 계획이며, 서울시 주도 아파트관리 전자화 시스템 도입 방향 및 정보공개 선진화 방안 등 중장기적 발전 방향을 전문가 자문 등을 통해 마련한다고 한다.
서울시는 이번 시범 운영을 효율적으로 추진하기 위해 관내 아파트 중 2개 단지를 공모·선정할 계획이며, 시범 단지로 선정된 아파트는 문서 행정서비스 운영비용을 시에서 전액 지원할 계획이다.
입찰자격은 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률에 의한 경쟁 입찰 참가 자격이 있는 자로서 컴퓨터 관련 소프트웨어 사업자로 등록한 자로 제한된다. 서울시는 공고 마감 후 제안서평가위원회를 구성하여 최종 사업자를 선정할 예정이라고 한다.
서울시 정유승 주택건축국장은 “이번 사업은 아파트 관리기반을 투명하고 편리하게 혁신하는 것뿐만 아니라 주민의 알 권리를 충족시켜 줌으로써 아파트 내의 비리근절과 불신들이 사라지는데 지대한 역할 할 것으로 기대된다”라며, “아파트 관계자 및 시민들이 관심을 가지고 지켜봐 주기를 바란다”라고 당부했다.